Privacyverklaring

Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Voor de gegevens die jij als bezoeker of klant aan ons geeft (account, contactformulier, facturatie) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die jouw bedrijf ín Kalibro zet (medewerkers, certificaten, meldingen, inspecties) is jouw bedrijf de verantwoordelijke en zijn wij verwerker; daarvoor sluiten we op verzoek een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, rol binnen je bedrijf. Inloggen gaat via een e-maillink; we slaan geen wachtwoorden op.
• Bedrijfs- en factuurgegevens: bedrijfsnaam, adres, btw-gegevens en betaalstatus (de betaling zelf loopt volledig via Stripe; wij zien geen kaart- of rekeningnummers).
• Gegevens die je bedrijf in Kalibro vastlegt: personeels- en certificaatgegevens, middelen, meldingen, inspecties en vergelijkbare KAM-registraties (wij verwerker).
• Contactformulier: naam, e-mailadres en je bericht, alleen om te kunnen reageren.
• Technische logs: foutmeldingen en beveiligingslogs (zoals gehashte IP-adressen voor misbruikdetectie op anonieme veldlinks).

Anoniem is bij ons echt anoniem

Anonieme meldingen en enquêtereacties zijn technisch zo opgeslagen dat ze niet tot een persoon herleidbaar zijn: zonder naam, account, tijdstip of veldlink. Ook wij kunnen die koppeling niet maken.

Waarvoor en op welke grondslag

• Leveren van de dienst en support (uitvoering van de overeenkomst).
• Facturatie en administratie (wettelijke verplichting).
• Beveiliging, misbruikdetectie en foutherstel (gerechtvaardigd belang).
• Reageren op je contactaanvraag (uitvoering op jouw verzoek).

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties en verkopen ze nooit door.

Waar je gegevens staan en wie eraan werkt

De applicatie en database draaien in de EU (Frankfurt). We gebruiken een klein aantal subverwerkers, elk met een verwerkersovereenkomst:

• Supabase (database en authenticatie, AWS Frankfurt)
• Vercel (hosting van de applicatie, regio Frankfurt)
• Stripe (betalingen en facturatie, incl. EU-btw)
• Brevo (versturen van e-mail, EU)
• Sentry (foutregistratie)

Cookies

Kalibro gebruikt alleen functionele cookies: je inlogsessie, de tijdelijke veldsessie op een ploeglink en je taalkeuze voor de veldweergave. Er zijn geen tracking-, advertentie- of analysecookies; daarom is er ook geen cookiebanner.

Bewaartermijnen

• Account- en bedrijfsgegevens: zolang het abonnement of de proefperiode loopt. Na beëindiging blijven gegevens alleen-lezen bewaard zodat je ze kunt inzien en exporteren; op verzoek verwijderen we de volledige omgeving.
• Factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Contactformulier-berichten: maximaal 1 jaar na afhandeling.
• Technische logs: kort en doelgebonden, daarna verwijderd.

Beveiliging

Verkeer is versleuteld (HTTPS), toegang is per bedrijf en per rol afgeschermd tot op de database (row level security), wijzigingsgeschiedenis van compliance-gegevens is onwijzigbaar vastgelegd en inloggen gaat zonder wachtwoorden via eenmalige e-maillinks.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking. Stuur je verzoek via het contactformulier; we reageren binnen een maand. Niet tevreden? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Als onze verwerkingen veranderen, passen we deze verklaring aan en werken we de datum bovenaan bij. Wezenlijke wijzigingen melden we actief aan klanten.